U vraagt bij een kleine zakelijke aankoop om een BTW-bon op naam en krijgt als antwoord: “De BTW staat op de bon”. Of u moet ervoor langs de klantenservice als u net haast heeft en denkt laat maar zitten. In veel gevallen is de BTW dan toch aftrekbaar.
BTW aftrek
Als ondernemer mag u de BTW die u betaald heeft i.v.m. zakelijke uitgaven terugvragen. Tenminste als u ook BTW belaste prestaties verricht.
U dient dan een BTW factuur in uw administratie op te nemen welke aan de factuurvereisten voldoet. Bij kleine zakelijke uitgaven krijgt u echter vrijwel altijd slechts een kassabon uitgereikt. Op een kassabon ontbreken normaal gesproken uw naam, adres en woonplaats waar door deze formeel niet aan de gestelde eisen voor BTW teruggave voldoet.
[box]Let op: BTW op privé uitgaven, BTW gerelateerd aan vrijgestelde omzet, BTW op horeca uitgaven en personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (meer dan euro 227,00 per persoon / per jaar) is niet aftrekbaar. [/box]
Vereenvoudigde factuur
Sinds 1 januari 2013 mag een leverancier u echter bij een factuurbedrag lager dan euro 100,00 (inclusief BTW) een zogenaamde vereenvoudigde factuur uitreiken.
Eisen aan een vereenvoudigde factuur:
- Datum van uitreiking
- Naam, adres en woonplaats leverancier
- Aard goederen en/of geleverde dienst
- Uit de factuur dient het BTW bedrag te halen zijn
De meeste kassabonnen zullen aan deze vereisten voldoen zodat bij kleinere aankopen BTW aftrek toch mogelijk is.
[box]Let op: Bij BTW op brandstof volstaat een vereenvoudigde factuur ook bij factuurbedragen boven euro 100,00. Hier geldt echter dat de aankoop naar uw onderneming dient te kunnen worden herleid. Bijvoorbeeld door te pinnen of betaling met brandstofpas/creditcard. Brandstof contant afrekenen is dus niet verstandig. [/box]